POLÍTICA DE PRIVACIDAD

El objeto de estas Políticas de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales se encuentra enmarcado en las actuaciones de la Asociación para el cumplimiento de la normatividad nacional en materia de Protección de Datos Personales, específicamente de la Ley 1581 de 2012, del Decreto 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen.

Como parte de su compromiso con el tratamiento responsable de la información de sus Datos Personales, la Asociación manifiesta que regirá todas sus actuaciones por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, y demás definidos por la Ley.

LA ASOCIACIÓN FRENTE DE SEGURIDAD EMPRESARIAL, en adelante “AFSE” cumple la legislación Colombiana de Protección de Datos de Carácter Personal vigente (Ley 1581 de 2012 y Decretos reglamentarios) en cada momento, y vela por garantizar un correcto uso y tratamiento de los datos personales de los diferentes titulares de Datos Personales bajo su responsabilidad y/o respecto de los cuales es Encargado por terceros como Encargado del Tratamiento del Dato Personal.  Para ello, en cada proceso de recabo de datos de carácter personal, en los que “AFSE” lo hace, se le hará saber la existencia y aceptación de las condiciones particulares del tratamiento de sus datos, informándole de la responsabilidad de “AFSE”, la dirección del responsable, la posibilidad de ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición, la finalidad del tratamiento.  Estas políticas de privacidad están dirigidas a todas aquellas personas naturales y organizaciones afiliadas a “AFSE”.

Usted acepta expresamente esta Política de Privacidad de “AFSE” como Transportador, Proveedor, Afiliado, Cliente, Empleado, Candidato en un proceso de selección o interesado en la información de la Asociación.

El objetivo de la presente Política es comunicarle el tipo de datos que se recaban, las finalidades del tratamiento del dato personal, la protección y los derechos que le asisten como titular de la información y los procedimientos para ejercerlos.

Su privacidad es importante para LA ASOCIACIÓN FRENTE DE SEGURIDAD EMPRESARIAL de modo que, aunque sea nuevo o un titular de datos personales de largo tiempo, por favor, tómese un momento para conocer nuestras prácticas y/o políticas de privacidad y de tratamiento de datos personales y si tiene alguna pregunta o inquietud al respecto comuníquese con nosotros.

La persona jurídica responsable de sus datos personales y por tanto de la base de datos en la cual se encuentren ubicados los mismos, es LA ASOCIACIÓN FRENTE DE SEGURIDAD EMPRESARIAL, Asociación con Domicilio principal en la ciudad de Medellin, Departamento de Antioquia, República de Colombia.

Ninguno de los procesos en virtud de los cuales se recaban datos personales por parte de “AFSE” están dirigidos a niños, niñas y adolescentes, por lo que se le solicita abstenerse de seguir adelante con el registro y/o servicio en caso de que usted sea una persona menor de dieciocho (18) años.

Los datos personales recabados por “AFSE” en alguno de los procesos de registro y/o Afiliación, serán incorporados a una base de datos de LA ASOCIACIÓN FRENTE DE SEGURIDAD EMPRESARIAL. 

Cuando para la vinculación y/o Afiliación respectiva LA ASOCIACIÓN FRENTE DE SEGURIDAD EMPRESARIAL. le solicite datos personales, es importante que usted conozca que la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de “AFSE” es una sola y está amparada bajo el uso responsable de  LA ASOCIACIÓN FRENTE DE SEGURIDAD EMPRESARIAL. y además que el uso que se le dará a sus datos personales principalmente se enmarcan dentro de la relación por la cual se le vinculó a “AFSE”, pero se le darán a sus datos otros usos, por lo que es importante que usted identifique cuando ejerza sus derechos qué es lo que usted quiere que cambie respecto de esos usos y lo manifieste expresamente, porque es posible que usted si quiera estar en las bases de datos de “AFSE” pero que no se usen sus datos personales de una forma u otra.  No obstante, lo anterior, es preciso informarle que, para la Afiliación en “AFSE”, usted deberá necesariamente autorizar el tratamiento de su dato personal, de lo contrario no podrá vincularse a la Asociación para disfrutar los beneficios.

También es posible que usted se retire en su totalidad de las bases de datos de “AFSE” pero que posteriormente vuelva a vincularse por la misma razón u otra diferente y por tanto quedará registrado en la base de datos respectiva y habilitará el uso de sus datos conforme estas políticas de privacidad y tratamiento del Dato Personal.

Si usted hace un registro en una base de datos de “AFSE”, en principio se le dará un tratamiento directamente relacionado con la finalidad de la recolección del dato, pero autoriza a “AFSE” a que le haga ofrecimientos y/o proporcione información de cualquiera de los productos y/o servicios de su portafolio.

Por otro lado, es importante que usted sea consciente que cuando se establezcan vinculaciones entre usted y “AFSE” como vinculaciones de tipo comercial, laboral, societario es absolutamente indispensable contar con algunos datos personales que usted debe proporcionar a “AFSE” con el fin de que los recabe, los almacene y/o conserve para poder así cumplirse por parte de la compañía sus obligaciones contractuales y también para el cumplimiento de obligaciones de tipo legal.

 Definiciones:

 Titular del Dato Personal: Es la persona que se registra en cualquiera de las bases de datos de “AFSE”.

Aceptación de esta política de privacidad.   Para efectos de esta Política, se entiende por “Tratamiento” cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

La aceptación de esta Política de Privacidad y del Tratamiento de los Datos Personales conforme en los términos de la misma, ocurre cuando el titular del dato personal, proporciona sus datos personales a través de cualquier canal o medio establecido por “AFSE” Al aceptar esta Política de Privacidad, cada uno de los titulares del dato personal, en su calidad de Titulares de la información,  autorizan a “AFSE” para que realice el Tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión, y trasferencia dentro del país y/o a terceros países dentro de los términos establecidos en la presente Política de Privacidad y Tratamiento del Dato Personal y para las finalidades de Tratamiento descritas en este documento.

1. Sobre sus Datos Personales.

Para establecer una relación de tipo laboral, comercial y/o civil, deberá suministrar voluntaria y libremente, sus datos ciertos, sensibles en casos excepcionales y/o no sensibles de identificación personal, como son: nombre, apellidos, identificación, edad, género, teléfono, dirección física y electrónica, país, ciudad y demás datos necesarios que le sean solicitados en el proceso de registro de acuerdo a la finalidad principal para la cual serán recabados, se recogen datos relacionados con su calidad de titular frente a la Asociación “AFSE”, esto es, es cliente?, es afiliado? es proveedor?, es transportador?, es empleado?,  Es así como podrá obtenerse los siguientes datos, lo cual puede variar en razón de requerimientos de las necesidades específicas para la recolección del dato, facilidades tecnológicas, naturaleza del servicio a suministrar, entre otros, para tales efectos, podemos recolectar la siguiente información personal, la cual puede ser almacenada y/o procesada en servidores ubicados en centros de cómputo, ya sean propios o contratados con terceros, localizados en distintos países.

De acuerdo al principio de transparencia, hemos realizado una lista de datos personales que son Tratados por “AFSE”:

• Datos Generales de Identificación.
• Datos de Ubicación.
• Datos de contenido socioeconómico.
• Datos sensibles:  Imágenes, fotografías, videos, voces y/o sonidos, , entre otros.
• Otros datos: IP del cliente, a través de cookies, información sobre transacciones y actividades relacionadas con el servicio a prestar a “AFSE”.
• Información y datos personales recolectados a través de encuestas, focus groups u otros métodos de investigación de mercado.
• Información requerida por funcionarios o representantes de “AFSE”, tales como los representantes y/o de relaciones con el proveedor, con la finalidad de atender solicitudes o reclamos.
• Entre otros.

En cada formulario de recolección de datos personales conforme a la vinculación con la Asociación, encontrará los datos que requiere la compañía de parte del titular de los mismos.

Los Titulares de la información y los datos personales no estarán obligados en ningún evento a autorizar el tratamiento de datos sensibles. Sin perjuicio de lo anterior, en los casos en que para hacer posible la relación laboral, comercial y/o civil los Titulares suministren algún dato personal sensible a “AFSE”, deberán consentir expresamente a “AFSE” el tratamiento de la información o dato personal sensible conforme la presente Política de Privacidad y Tratamiento del Dato Personal.

2. Información de niños, niñas y adolescentes menores de edad.

“AFSE” por regla general no recauda datos de menores de edad, excepcionalmente lo podrá hacer.  “AFSE” reconoce el nivel especial de protección que merecen los datos personales de los menores de edad – niños, niñas y adolescentes, por lo tanto, en el caso de que usted tenga bajo su responsabilidad menores de edad y estos datos personales sea necesario recabarlos por parte de “AFSE”, usted es libre de proporcionarlos o no.  “AFSE” tiene el compromiso de velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes menores de edad, garantizando que en el tratamiento de sus datos se respeten las leyes que les sean aplicables, así como el interés superior de ellos, y sus derechos fundamentales en lo posible, teniendo en cuenta su opinión como titulares de sus datos personales. El tratamiento de estos Datos Personales estará íntimamente atado a la razón de su recabo.

3. Seguridad de la información.

Nos esforzamos en proteger los datos personales de los titulares de datos que se encuentran en cualquiera de las bases de datos que tiene “AFSE” frente al acceso no autorizado o cualquier modificación, divulgación o destrucción no autorizada de la información que poseemos.

“AFSE” Almacena y procesa su información personal en servidores , protegiendo su información mediante el mantenimiento de medidas de seguridad físicas, electrónicas y de procedimiento de conformidad con normas estándares de seguridad de la información. Para tales efectos autorizamos el acceso a la información personal sólo por aquellos responsables que lo requieran para cumplir con sus responsabilidades laborales y garantizar la continuidad del negocio.

4. Almacenamientode sus datos personales.

Los datos personales de todos nuestros Titulares del Datos Personal se almacenarán en una base de datos que se encuentra bajo poder la asociación. El servidor en donde reposa la base de datos está protegido. Sólo personal autorizado puede acceder a él y por tanto a los datos personales de nuestros titulares del dato personal.

5. Recepción de su información / uso de su Información.

La información privada y/o el dato personal de los titulares del dato personal, en principio está destinada a ser tratada para el cumplimiento de la finalidad por causa de la cual proporcionó el dato personal a “AFSE”.

Cuando envía una solicitud de asistencia y/o reclamo, es posible que le pidamos información personal.

Podemos recibir en forma automática y registrar la información en registros de nuestro servidor desde su navegador, incluyendo su dirección IP, su nombre de equipo, el tipo y la versión de su navegador web, direcciones de referencia entre otros. También podemos grabar las visitas que usted haga a cualquiera de los sitios web o aplicaciones a los cuales usted ingrese que sean de propiedad de “AFSE”.

Puede haber circunstancias en las que es posible que tengamos que revelar información personal de nuestros titulares del dato personal, estas razones son: El empleo de otras Asociacioness para realizar funciones en nuestro nombre, tales como: Procesamiento de pagos, procesamiento de conversiones de moneda, Afiliación de servidores ubicados dentro o fuera del País (Colombia), u otras funciones necesarias para nuestra razón social.

Las obligaciones incluidas en estas prácticas sobre el cuidado o manejo que “AFSE” le debe dar a la información personal no aplican cuando la información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

La Información proporcionada por los titulares del dato personal en cada caso, podrá ser usada por “AFSE” de acuerdo con lo establecido en estas prácticas y con el fin de:

La Asociación se permite el tratamiento de datos personales de los Titulares del Dato Personal, para los fines principales y/o conexos relacionados directa e indirectamente con el desarrollo y la ejecución de su objeto social, con el giro ordinario de los negocios de la compañía y con el cumplimiento de las disposiciones legales y de sus compromisos contractuales y comerciales, específicamente en los componentes de estos que tienen y tendrán relación directa y/o indirecta con dichos Titulares del Dato Personal (Grupos Sociales Objetivo), entre cuyos fines pueden encontrarse, entre otros, uno o varios de los siguientes a nivel general:

• Cumplir las obligaciones adquiridas con clientes, proveedores, empleados, accionistas entre otros;
• Mantener contacto con el titular del dato para suminístrales información comercial, publicitaria o promocional;
• Contactarlo para pedirle información sobre productos o servicios;
• Evaluar hábitos de consumo, hacer análisis y/o segmentación de mercado y/o estadísticos;
• Solicitar su opinión sobre productos y/o servicios prestados por AFSE;
• Permitir el acceso a la información y datos personales a los auditores o terceros contratados por la Asociación para llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa propios de la actividad comercial que se desarrolla por la Asociación.
• Transmitir los datos a terceros dentro o fuera de Colombia, que provean servicios tecnológicos, logísticos, administrativos, de distribución y/o Contact Center etc;
• Transferir y transmitir dentro o fuera de Colombia, los datos a Asociacións vinculadas de “AFSE” o con las que llegue a acuerdos comerciales legalmente permitidos;
• Transferir datos personales a terceros cuando ello sea necesario para el cumplimiento de obligaciones contractuales, de ley, prestar un buen servicio al cliente o cuando por razones tecnológicas ello sea indispensable para mantener un buen servicio;
• Comunicación –por cualquier medio- y para cualquier fin asociado con la relación comercial, o laboral o de negocios que sostenemos.
• Los registros contables, fiscales, tributarios y administrativos que apliquen.
• Consultas y reportes acerca de mi comportamiento comercial, de negocios y/o laboral, ante personas naturales o jurídicas y/o ante autoridades y/o estamentos de control y vigilancia con cobertura regional, nacional, internacional y/o por sectores económicos específicos.
• Registro, gestiones generales y estadísticas relacionadas con el acceso por cualquier medio a cualquiera de las instalaciones de la Asociación y/o a sus servicios y/o cualquier fin relacionado con su objeto social.
• Valorar la calidad de los servicios.
• Contacto en la realización de estudios para el mejoramiento e innovaciones del portafolio de servicios y de los procesos organizacionales de la Asociación.
• Contacto para potenciar y hacer más efectiva la comunicación en los componentes del objeto social de la Asociación que me relacionan.

Finalidades exclusivas Proveedores

• Llevar a cabo evaluaciones y selección de proveedores.
• Cumplimiento de aspectos fiscales y legales con entidades de gobierno y regulatorias.
• Establecer relaciones de negocio para adquirir bienes o servicios.
• Control y pagos por los bienes y servicios recibidos.
• Evaluaciones de los niveles de servicio recibidos de los proveedores.
• Comunicación de Políticas y procedimientos sobre la forma de hacer negocios con los proveedores.
• Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores.
• Consultas, auditorias y revisiones derivadas de la relación de negocio con el proveedor.
• Cualquier otra actividad necesaria para el efectivo cumplimiento de la relación comercial entre el proveedor y “AFSE”
• Análisis financiero (para los proveedores que aplique por política de compras).

Finalidades exclusivas Afiliados

• Para darle pleno cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias aplicables a la prestación de los servicios de la razón social que presta “AFSE”.
• Elaboración y entrega de facturas;
• Atención de peticiones, quejas, reclamos;
• Para obtener indicadores y hacer análisis que permitan controlar la gestión de “AFSE”
• Realizar registros históricos
• Para adelantar todas las gestiones de mercadeo y promoción relacionadas con los servicios ofrecidos por “AFSE” o por sus aliados comerciales, para lo cual, entre otras actividades, se debe: enviar información relacionada con actividades, programas, productos y servicios; compartir y cruzar información con otras entidades como: cámaras de comercio, gremios, otras empresas que prestan el servicio de carga y los aliados y afiliados a“AFSE”;
• Identificar la actividad comercial de los afiliados, identificar clientes potenciales, evaluar hábitos de consumo, hacer análisis de segmentación de mercado, solicitar la actualización de información y estandarizar la información de contacto, entre otras.
• Para exigir y garantizar el cumplimiento de contratos;
• Para adelantar todas las acciones tendientes a desarrollar las actividades de gestión social, responsabilidad social empresarial y relacionamiento con los grupos de interés, para lo cual, entre otras actividades, se debe: convocar a reuniones informativas, actividades, capacitaciones y eventos que realice “AFSE”; dejar registros documentales y gráficos de estos eventos, difundir los lineamientos ambientales de la política de gestión, identificar y validar los grupos de interés de la asociación y realizar encuestas entre todas las personas que conforman sus grupos de interés.
• Remitir información y atender solicitudes y/o requerimientos de los diferentes entes externos de control y regulación, autoridades y entes judiciales.

6. Empleo de cookies.

Las cookies son archivos con datos que se generan en el explorador y en el disco duro de los computadores, teléfonos inteligentes, tabletas o cualquier otro dispositivo desde el que se acceda a “AFSE”.  Normalmente contienen el nombre del dominio de donde proviene la cookie, el momento de creación y un número otorgado aleatoriamente. Esta información permite guardar una huella digital en el dispositivo del usuario, reconocerle en sesiones posteriores, saber cuánto tarda en volver a un web, etc.

Por medio de estos, obtenemos información sobre las preferencias, consumos de contenidos, comportamientos, entre otros.  De igual manera, con estos datos es posible que personalicemos la experiencia de titular del Dato Personal.

Generalmente, las cookies no capturan los datos personales almacenados en los dispositivos móviles o computadores de los Usuarios. Dependiendo de su configuración, las cookies pueden almacenar información en el navegador o en el equipo.

Se precisa del consentimiento del Usuario, el cual se puede solicitar por distintas vías. Si el Usuario continúa navegando por los CANALES DIGITALES y/o no deshabilita en su navegador el funcionamiento de las cookies, así como si se acepta el uso de cookies por AFSE cuando visita nuestros CANALES DIGITALES , sin perjuicio de que, en cualquier momento, podrá revocarlo y desactivar las cookies.

El Usuario puede cambiar la configuración de navegación para inhabilitar las cookies, impedir o bloquear la instalación de cookies e incluso eliminar las cookies ya instaladas en su equipo, en cualquier momento, no obstante, algunas funcionalidades de los CANALES DIGITALES pueden verse afectadas por ello.

Si el usuario deshabilita la instalación o el uso de las cookies para los Portales, podrá perder o afectar algunas funcionalidades.

“AFSE” podrá contratar terceras personas encargadas de almacenar y obtener la información a través de las cookies, o que incluyan cookies dentro de los portales de “AFSE”, personas que podrán estar localizadas dentro de Colombia o en el exterior.

7. Derechos de los Titulares del Dato de Información Personal (1581 de 2012, artículo 8).

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento, el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, previa solicitud a la compañía, en los términos de la normatividad vigente que le sea aplicable.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, La Compañía a su discreción y siempre que se presenten gastos, cobrará al Titular que solicite dicha información los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

El proceso de retiro de una base de datos o de un servicio de contacto no es inmediato, por lo que recibirá información hasta tanto se perfeccione la solicitud respectiva dentro de los sistemas de “AFSE”.

8. Conocimiento, actualización y rectificación de Información Personal

En cualquier momento podrá solicitarle a “AFSE” como responsable de los datos personales, que proporcione información sobre los mismos, que los actualice, los rectifique, así mismo podrá incluir nuevos datos si es su deseo, suprimirlos o excluirlos de la base de datos salvo que el dato sea absolutamente necesario para la Afiliación de los servicios.

Si desea ejercer sus derechos por favor tenga en cuenta lo siguiente:

LA ASOCIACIÓN FRENTE DE SEGURIDAD EMPRESARIAL, designa al Área de comunicaciones para que en adelante asuma, en adición a sus otras funciones, la de garantizar la protección de datos personales a los Titulares y darles trámite oportuno a sus solicitudes. Estas funciones se desarrollarán con el soporte de las áreas de servicios y apoyo para adoptar, implementar y cumplir las directrices de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y aquellas que los adicionen, regulen o modifiquen.

Se recuerda también que para cualquier efecto o ejercicio de los derechos en Datos Personales, LA ASOCIACIÓN FRENTE DE SEGURIDAD EMPRESARIAL., establece como canales de comunicación con los Titulares: Comunicación escrita y/o por cualquiera de los canales que ésta ha dispuesto para la gestión del tratamiento de datos personales, que a continuación se explican. El domicilio de contacto de la Asociación para el efecto se encuentra en la Ciudad de Medellín, Departamento de Antioquia (Colombia), ubicado en la CARRERA 80 #39 – 157 CENTRO EJECUTIVO NUTIBARA.; Correo electrónico: comunicaciones@afse.org.co.

Toda novedad sobre estos datos de contacto y/o sobre la Política de Tratamiento de Datos Personales y demás habilitaciones legales que en la materia se requieran, será oportunamente comunicada a través de la página web de la Asociación.

9. Veracidad de la información

Los titulares del dato personal están en el deber de suministrar a “AFSE” información personal veraz con el fin de poder cumplir la finalidad para la cual se hace el recabo de información del titular del dato. “AFSE” presume la veracidad de la información por usted suministrada y no asumirán la obligación de verificar la veracidad, vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos que proporcione. Por tanto, no asumirá responsabilidad por daños y/o perjuicios de cualquier naturaleza que pudieran tener origen en la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información y datos personales, incluyendo daños y perjuicios que puedan deberse a la homonimia o a la suplantación de la identidad.

10. Ejercicio de los derechos.

PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN

La Ley 1581 de 2012 proporciona a toda persona titular de datos personales una serie de garantías, de verdaderos poderes jurídicos frente al responsable de los datos, los cuales, tanto le garantizan el poder de decisión y control que tiene sobre la información que le concierne, como su derecho a la protección de la misma.  En adición, actúan como complemento del deber del responsable de cumplir con las obligaciones que le son impuestas en la Ley, permitiéndole identificar aquellos casos en los que el tratamiento pudiera no resultar ajustado a los mismos.

Para el ejercicio de los derechos, quienes podrán actuar de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013 son las siguientes personas: los titulares, los causahabientes, su representante o apoderado o las personas que actúen a favor de otro o para otro.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquel, se tendrá por no presentada.

Para consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos del usuario o cliente, podrá comunicarse con “AFSE”:

• Email: comunicaciones@afse.org.co
• Teléfono: (4) 4113795

Derecho de acceso.

El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, “AFSE” garantiza al titular su derecho de acceso en tres vías:

1. La primera implica que el titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.
2. La segunda, que el titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable.
3. La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de “AFSE” de informar al titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.

Consultas.

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, “AFSE” garantizará el derecho de consulta, suministrando a los Titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales “AFSE” garantiza:

1. Que existen medios de comunicación electrónica y telefónica.
2. Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Reclamos.

De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 u cualquier otra norma aplicable, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

2013. a) El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
2014. b) Si por alguna circunstancia se recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra “AFSE”, éste dará traslado, en la medida de sus posibilidades, a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará de la situación al interesado.
2015. c) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene el Responsable una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles de recibido el reclamo completo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
2016. d) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Implementación de procedimientos para garantizar el derecho a presentar reclamos.

En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar a “AFSE” la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su titular.

1) Los derechos de rectificación, actualización o supresión se podrán ejercer por:

1. a) El Titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
2. b) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
3. c) Por estipulación a favor de otro o para otro.
4. d) Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

2) La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por “AFSE” señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:

• El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta
• Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
• La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
• En caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
• Lo demás establecido en estas políticas.

Rectificación y Actualización de Datos. “AFSE” tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición. “AFSE” tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al Titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes. “AFSE” podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web. Cada vez que “AFSE” ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los Titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web.

Supresión de Datos. El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a “AFSE” la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

2013. a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
2014. b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
2015. c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Ejercicio del Derecho de Supresión. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por “AFSE”. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

1. a) El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
3. c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular. En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, “AFSE” debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información

Revocatoria de la autorización. 

Los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, “AFSE” deberá establecer mecanismos sencillos, de fácil acceso y gratuitos que permitan al Titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó y en los términos estipulados en la ley 1581 de 2012, sus Decretos reglamentarios y normas modificatorias o complementarias.

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que “AFSE” deba dejar de tratar por completo los datos del Titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.

Por lo anterior, será necesario que el Titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, indique en ésta, si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis, se deberá indicar con cuál tratamiento el Titular no está conforme.

Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre Titular y Responsable, por el cumplimiento de un contrato o por disposición legal, no podrá ser revocado.

Los mecanismos o procedimientos que “AFSE” establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento otorgado no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la ley 1581 de 2012.

Vigencia.

El titular del dato personal acepta y reconoce que esta autorización estará vigente a partir del momento en que la aceptó y durante el tiempo en que “AFSE” ejerza las actividades propias de su objeto social y/o cuando el titular del dato decida revocar la autorización sobre los mismos.  En todo caso, es necesario contar con el dato para permitirnos el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales a cargo de “AFSE”, especialmente en materia contable, fiscal y tributaria o por todo el tiempo necesario para atender las disposiciones aplicables a la materia de que se trate, los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información, o en todo evento previsto en la ley.

Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación como afiliado durante el ejercicio del objeto social de la compañía.

13. Responsable del tratamiento de mis datos

• ASOCIACIÓN FRENTE DE SEGURIDAD EMPRESARIAL
• Dirección: Carrera 80 Nro. 39 – 157 Oficina 502
• Email: comunicaciones@afse.org.co
• Teléfono fijo: (034) 411 3795

“AFSE” puede cambiar unilateralmente su política de privacidad y de uso de datos personales. No limitaremos sus derechos derivados de la presente Política de privacidad y de uso de datos personales sin su expreso consentimiento. Publicaremos cualquier modificación de la presente Política de privacidad y de uso de datos personales en esta página

El presente documento rige a partir del 1 de Julio de 2020 y tendrá modificaciones de vez en vez.